ETI : 3 leviers essentiels pour digitaliser votre comptabilité

Les ETI, ou entreprises de taille intermédiaire, ont un rôle crucial dans le tissu économique français, à la fois par leur capacité d'innovation que par leur potentiel de croissance à l'international. L'expert-comptable apparaît ainsi être le partenaire évident des ETI pour les accompagner dans tous leurs défis, en particulier la digitalisation de leur chaîne comptable.

Nouvelle catégorie issue de la Loi de Modernisation de l’Economie (LME) de 2008, l’entreprise de taille intermédiaire (ETI) compte entre 250 et 5.000 salariés, enregistre un chiffre d’affaires entre 50 millions et 1,5 milliards d’euros ou affiche un total de bilan se situe entre 43 millions et 2 milliards d’euros. L’étude de KPMG/ASMEP-ETI publiée en 2013 (1) en dénombre plus de 3.000 en France, après exclusion des entreprises détenues par des groupes étrangers. Au delà des chiffres, les points communs qui rapprochent cette catégorie concerne leur modèle de développement : elles investissent dans l'innovation, s'internationalisent et réalisent des opérations de croissance externe.

Finalement, une ETI, c’est une ancienne PME qui a grossi, sans pour autant atteindre ni la lourdeur ni la force de frappe des grandes entreprises. On comprend donc rapidement que les ETI traînent souvent un historique de PME avec des processus et des outils sous-dimensionnés par rapport à leurs besoins grandissant. Leur taille critique ne leur permet plus de fonctionner de manière "artisanale". Il est donc important qu’elles optimisent leur structuration, notamment comptable, pour pouvoir rester dynamiques et innovantes. La digitalisation de la chaîne comptable nous paraît une des réponses les plus évidentes à cette problématique.


La digitalisation, est-ce vraiment une solution concrète ?

Il ne faut pas sous-estimer ce que signifie "se digitaliser" : ce n'est plus simplement la mise en place d'un site internet reprenant les dernières tendances de design ou une présence sur les réseaux sociaux. Il est acquis aujourd'hui qu'une entreprise dite "digitale" prend véritablement en main sa visibilité numérique vis-à-vis de l'extérieur, par exemple en mettant en place un site de vente en ligne, en faisant appel à des services de référencement ou encore en proposant une application mobile. Si l'on pousse la réflexion, une vraie digitalisation efficace ne doit pas seulement découler d'une adaptation aux besoins venant de l'extérieur; bien au contraire, les ETI ont tout à gagner à revoir activement leur approche du digital jusqu'au sein-même de leur fonctionnement comptable.

De moins en moins perçue comme une contrainte, la digitalisation devient un levier essentiel de performance dans les entreprises. Les premières enquêtes sur le sujet le démontrent: le numérique est un facteur-clé de succès dans la croissance des entreprises. Ainsi, le baromètre 2016 publié par l'ACSEL (2) montre que les entreprises les plus avancées dans leur transformation digitale sont plus majoritairement en phase de croissance durable que les autres. Ce sont aussi les entreprises qui embauchent le plus.


Les évolutions légales et réglementaires, de puissants catalyseurs de la digitalisation

De toute façon, la digitalisation des processus comptables devient progressivement un chemin obligé. Nos administrations se modernisent au fil des années et imposent de plus en plus de services dématérialisés qui obligent les entreprises à digitaliser leurs processus financiers dans leur ensemble. Les exemples sont légions: l'administration fiscale exige depuis 2014 un fichier des écritures comptables normalisé (FEC) pour effectuer ses contrôles; les services de télédéclarations se multiplient (déclaration de résultat, déclaration sociale nominative, TVA); au 1er janvier 2018, toutes les ETI travaillant avec l'Etat devront transmettre des factures dématérialisées.

Et c'est sans compter les pratiques encouragées par les évolutions légales et réglementaires au niveau européen et national: de nombreux documents essentiels tendent eux-même à disparaître en version papier (factures, relevés bancaires, bulletins de paie) et de nouveaux modes de paiements dématérialisés ne cessent de se développer (paiement par sms, paiement sans contact, blockchain). La transition numérique des processus comptables est belle et bien amorcée.

 

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Comment dois-je aborder la digitalisation de mes processus comptables ?

Pour accompagner cette démarche,  nous proposons trois angles d'attaque.


1. Adoptez la dématérialisation totale

En premier lieu, la dématérialisation complète des processus comptables nous paraît être l'accélérateur de croissance le plus évident et le plus abordable pour les ETI. La dématérialisation des flux comptables principaux (banque, client, fournisseur) réduit de manière considérable la charge de saisie quotidienne du service comptable. La charge de travail résiduelle est alors déportée sur le contrôle des flux mal intégrés et la vérification des écritures comptables proposées par le logiciel.

Outre les gains en termes de temps et de coûts, le risque d’erreur dans la production comptable devient quasi nul. Concrètement, l'enquête de EY publiée en 2016 sur la transformation de la fonction Finance des ETI (3) estime entre 7 et 15 euros le coût de gestion d'une facture papier (saisie, impression, consommables, affanchissement) contre 0,30 euro pour une facture électronique. De même, le délai moyen de traitement d'une facture papier est estimé à 15 jours contre 3 jours lorsque l'entreprise a atteint un taux de dématérialisation supérieur à 80%.

Faites le calcul: si vous gérez 100 factures par mois, il vous en coûtera plus de 10.000 €/an  en tout papier, contre moins de 500 €/an si vous adoptez la dématérialisation totale !

Plusieurs éditeurs proposent aujourd'hui des logiciels de gestion construits sur le principe de la dématérialisation totale (QuadraBox, Receipt Bank, Yooz). Grâce aux technologies de reconnaissance optique, ces logiciels sont capables de reconnaître les informations figurant sur vos factures scannées ou même photographiées avec votre smartphone, de les classer automatiquement et de proposer les écritures comptables correspondantes. Votre expert-comptable peut vous conseiller dans le choix de la solution la plus adaptée à votre besoin.


2. Réordonnancez votre système comptable

Bien souvent, l'ETI a progressivement superposé des couches d'applications informatiques au rythme de son développement, résultant en un système comptable plus ou moins fragmenté. Un système comptable au sens large inclut l'ensemble des applications et processus entrant en jeu dans la chaîne comptable : cela inclut naturellement les tâches réalisées dans le progiciel comptable, mais il faut aussi envisager les logiciels achats, de consolidation, de budget ainsi que les différents tableurs utilisés dans le processus. Sans pour autant réaliser tout de go une intégration complète - à la fois verticale et horizontale - du système comptable, le second levier d'une digitalisation efficace consiste alors à mettre en cohérence toutes les sources de données disponibles dans l'entreprise.

Pour réaliser cette transformation, il faut découper la démarche en projets élémentaires permettant un déploiement incrémental:

  1. Harmonisez vos référentiels : la distortion des données référentielles (clients, fournisseurs, utilisateurs) entre les différents systèmes ralentit considérablement la chaîne comptable, à cause des inévitables retraitements manuels, tables de correspondance et traitement des écarts. Pensez à mettre en place une gestion centralisée de vos données permanentes (GDR).
  2. Eradiquez les canaux d'information en doublon : avez-vous déjà réalisé des tests de cheminement sur le cycle de vie de vos opérations comptables, de leur fait générateur jusqu'à leur comptabilisation effective ? Vous prendrez conscience de la profusion des cas particuliers qui alourdissent vos processus. Simplifiez votre chaîne comptable, vous y gagnerez en lisibilité et donc en efficacité.
  3. Mettez en place des interfaces automatisées: les technologies d'aujourd'hui permettent facilement des faire communiquer des systèmes hétérogènes sur base d'un protocole commun, tirez-en partie ! Que la synchronisation des données soit ponctuelle (ETL) ou permanente (EAI, SOA), c'est un investissement qui paie rapidement et sur le long terme.
  4. Utilisez un progiciel de gestion : la technologie SaaS (Software as a Service) a révolutionné le monde des progiciels de gestion intégrés (PGI). Grâce à une simple connexion internet, vous pouvez désormais déployer un système comptable évolutif et sécurisé interconnecté entre toutes vos entités. L'implémentation sera d'autant facilitée que vous aurez auparavant harmonisé vos référentiels et simplifié vos processus.

Sur chacune de ces étapes, votre expert-comptable peut vous épauler, que ce soit pour réaliser un diagnostic de votre fonction comptable ou accompagner le déploiement des solutions techniques préconisées.


3. Exploitez votre gisement comptable

Les mots "Big Data" et "Data mining" ne sont pas seulement des mots à la mode importés de nos cousins anglais, ils ont des applications concrètes. En libérant du temps sur la production comptable grâce à la dématérialisation et à la simplification de la chaîne comptable, les métiers comptables se réorientent vers l'analytique.  Une exploitation fine des données comptables renforcera le rôle de la fonction dans la sphère stratégique. Par exemple, en mettant en résonance quasi-automatisée les commandes du logiciel achat, les écritures comptables associées et les règlements du logiciel de trésorerie, il devient possible d’extrapoler les données à moindre effort pour dresser un profil client, de son mode de consommation jusqu'à ses habitudes de paiements. Cette évolution ouvre la porte à des benchmarking précis et en temps réel permettant de confronter vos propres chiffres avec des analyses sectorielles fournies par l'expert-comptable et de redéfinir ainsi une stratégie encore mieux engagée dans le secteur d'activité.

Dans une étude sur le rôle du CFO publiée par EY en 2016 (4), 57% des responsables financiers estiment que la gestion du Big Data et l'analytique avancée seront des compétences de plus en plus recherchées à l'avenir. Grâce à la digitalisation, le système comptable contribuera pleinement à cette évolution. Il ne sera plus perçu comme une contrainte administrative qu'il faut alimenter ; au contraire, le système comptable au sens large deviendra pour le chef d'entreprise un gisement structuré d'informations stratégiques. Votre expert-comptable peut vous aider à aborder cette réorientation du métier en développant de nouvelles méthodes d'analyse.

 

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Point d'attention : votre sécurité informatique

Si l’informatisation généralisée des processus comptables renforce indéniablement la sécurité autour de la chaine comptable, elle n'en supprime pas pour autant totalement les risques : elle réduit effectivement les risques d’erreurs humaines mais elle génère d’autres risques qu'il ne faut pas négliger, même s'ils sont plus minimes en termes d’occurrence.

Ainsi la numérisation de processus entraîne-t-elle une dépendance plus accrue aux systèmes d’information. Un défaut de réseau ou un mauvais paramétrage peuvent être dommageable pour la production comptable. Il convient dès lors de s’assurer que les risques informatiques sont bien maîtrisés, via la mise en place par exemple d’une gestion systématique des accès, d’un plan de continuité d’activité ou de mécanismes de sécurité logique et physique.


Votre expert-comptable est un acteur de votre transformation digitale

Selon l’Observatoire de la performance des PME/ETI (5), les ETI font face à plusieurs difficultés pour aborder cette digitalisation : l’absence de ressources internes adaptées et aptes à prendre en main le changement, le coût que représente cette transformation en profondeur dans une organisation souvent historiquement cloisonnée et les risques liés à la sécurité et la protection des données en constituent les principaux freins. Ainsi, pour réussir leur transformation digitale, les dirigeants de PME/ETI privilégient la formation de leurs salariés à plus de 90% et l’accompagnement par un consultant externe pour près de 75%.

La baromètre 2016 publié par l'ASCEL (2) complète cette analyse en observant que les ETI s'expriment à près de 50% en faveur d'un accompagnement externe sur les sujets suivants :

  • l'accompagnement dans l'appropriation des outils digitaux pas les collaborateurs
  • le support dans les changements de méthodes de travail et d'organisation interne
  • la définition de la stratégie et les objectifs de la transitions numérique.

L'apport de l'expert-comptable passe ainsi par la définition de nouveaux processus comptables, l’accompagnement dans la gestion de projet et la formation des équipes comptables.

 

(1) Les ETI, leviers de la croissance en France - Cinq ans après leur création, quel bilan et quelles perspectives ?, avril 2013, KPMG/ASMEP-ETI

(2) Croissance & Digital - Baromètre 2016, 2016, ACSEL

(3) Transformation de la fonction Finance : où en sont les PME et ETI dans la digitalisation de leurs processus comptables ?, juin 2016, EY

(4) Le rôle du CFO : déterminé ou déterminant ? - L'ADN du CFO en mutation, 2016, EY

(5) Observatoire de la performance des PME/ETI, avril 2016, OpinionWay/Banque Palatine pour Challenges

Thomas Mehani

Collaborateur
Diplômé en expertise comptable, Thomas Mehani a rejoint le Cabinet DEGRILART en 2016. Il y apporte son expertise en matière de gestion des risques, en contrôle interne et en optimisation des processus.

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