La gestion électronique des documents est un processus numérique destiné à améliorer la gestion entre les cabinets d’expertise comptable et leurs clients. Sa mise en place nécessite une organisation structurée. Le point en six grandes étapes.
PRISE DE CONNAISSANCE DES ENJEUX DE LA GED
Orienté nativement comme un véritable classeur dématérialisé, l’objectif principal de la gestion électronique des documents (GED) est de collecter, stocker, exploiter et archiver de manière efficace et sécurisée les informations de l’entité. Afin d’assurer son implémentation au sein du cabinet et à destination des entreprises, l’expert-comptable prend connaissance des enjeux et avantages du processus et de l’outil, afin d’adopter une méthodologie structurée pour assurer sa mise en place et de limiter les résistances au changement.
Trois enjeux sont ainsi à mettre en avant, au sein du cabinet et à destination des entreprises :
• la GED est un processus phare du contexte de dématérialisation : dans la situation économique et sanitaire que nous vivons actuellement, la dématérialisation des échanges interentreprises s’est grandement accélérée. La GED répond aux principes de sécurisation des flux, notamment dans le partage d’informations confidentielles entre le cabinet d’expertise comptable et les entreprises ;
• la GED est un processus performant du contexte de transformation des cabinets et des entreprises : l’utilisation des outils de GED engendre des effets positifs pour l’organisation de toutes les entreprises, notamment la possibilité de renforcer le télétravail des équipes et un gain de temps dans la gestion des documents internes et externes. Il en résulte alors des gains de productivité intéressants ;
• la GED est un complément indispensable aux futures obligations des entreprises : toutes les entités seront prochainement soumises à l’obligation de facturation électronique. Cette nouvelle obligation légale peut constituer la première étape d’une stratégie de dématérialisation pour les entreprises, la GED a pour objectif de sécuriser cette démarche.
IDENTIFICATIONS DES BESOINS
L’expert-comptable identifie ses besoins personnalisés de mise en place du processus de la GED, en interne et à destination de ses clients. En interne, l’expert-comptable se pose notamment les questions suivantes :
• le cabinet a-t-il besoin de faciliter l’accès à tous les documents ? Si oui, ce besoin est-il uniquement qualifié pour une organisation interne ? Uniquement pour une meilleure communication avec le client ? Ou les deux besoins sont-ils clairement identifiés ?
• le cabinet exprime-t-il le besoin de sécuriser l’obtention et la conservation des documents ?
• le gain de temps grâce à la mise en place d’un processus de GED est-il qualifié ?
• le cabinet souhaite-t-il renforcer le travail collaboratif entre les équipes en interne ? Entre les équipes et le client ?
• le cabinet est-il en mesure de justifier que l’économie de temps liée au processus GED est supérieure au temps de mise en place et aux coûts induits ?
L’expert-comptable interroge également les entreprises clientes afin qu’elles puissent exprimer leurs besoins :
• le client souhaite-t-il fluidifier la communication avec le cabinet d’expertise comptable, en bénéficiant d’un espace unique et collaboratif entre son cabinet et ses données internes ?
• le client a-t-il pour objectif de limiter les échanges d’e-mails et d’extractions Excel, au service d’une gestion collaborative des documents dans un espace sécurisé ?
• le client souhaite-t-il renforcer la traçabilité des documents qu’il dépose et qu’il reçoit, afin de vérifier notamment par lui-même s’il a ou non déposé un document, et le cas échéant à quelle date ?
• le client a-t-il besoin de travailler en simultané sur un même document, un fichier Excel par exemple, avec son cabinet d’expertise comptable ?
• le client a-t-il conscience des évolutions réglementaires liées à la gestion des documents, notamment en matière de facturation électronique ?
Afin de renforcer la pertinence de l’expression des besoins, l’expert-comptable peut hiérarchiser les réponses obtenues afin d’identifier les axes prioritaires de développement et de communication.
CARTOGRAPHIE DU PROCESSUS GED ATTENDU
L’expert-comptable établit ensuite la cartographie du processus GED. Il s’agit d’un outil de communication interne et externe essentiel au bon déploiement du projet. Cette cartographie illustre les principaux cheminements de flux.
Concernant la collecte des flux, l’expert-comptable identifie :
• les formats de collecte des données internes et externes : documents PDF, extractions Excel, flux structurés ou semi-structurés ;
• les documents générés automatiquement et les documents créés manuellement par l’utilisateur ;
• les systèmes d’information connectés directement ou manuellement à l’outil de GED.
Concernant le traitement des données dans l’outil GED, l’expert-comptable identifie :
• les options et fonctionnalités de l’outil ;
• les traitements réalisés par l’outil, en fonction du format de collecte (OCRisation des documents PDF…) ;
• les informations enrichissant les documents collectées (nom de l’utilisateur ayant déposé le document, date du dépôt…).
Concernant l’exploitation et l’archivage des données, l’expert-comptable identifie :
• les moyens d’accès à l’outil GED (sur le serveur local, dans le Cloud…) ;
• les fonctionnalités d’archivage et de suppression des documents ;
• la capacité de sécurisation de l’archivage, notamment en matière de coffre-fort ;
• l’accessibilité et les habilitations des utilisateurs : il s’interroge notamment sur les documents accessibles uniquement par le cabinet, accessibles en lecture seule par le client ou en lecture-écriture pour une utilisation collaborative.
Après identification des éléments de cheminement du processus, l’expert-comptable formalise la cartographie du processus sous forme de schéma logique.
PLANIFICATION DE LA MISE EN PLACE ET FORMATION DES ÉQUIPES
Une des conditions de réussite pour l’implémentation du processus GED est de favoriser un développement « en mode projet ».
Concernant la planification de la mise en place, l’expert-comptable se définit comme chef du projet. Il contribue à valoriser la notion de soutien hiérarchique en interne et vis-à-vis des entreprises clientes et s’assure de la pleine adhésion des équipes.
Il s’assure de la bonne planification des points suivants :
• prise en compte des critères de sécurité : l’expert-comptable valide, notamment auprès du prestataire de l’outil GED, que toutes les conditions sont réunies pour assurer la cybersécurité des documents. Il étudie également les conditions liées à l’espace Cloud et à l’application des clauses de réversibilité ;
• évaluation prévisionnelle des coûts et des bénéfices attendus : l’expert-comptable s’assure de l’économie globale du projet GED, car il s’agit également d’un vecteur d’adhésion de l’ensemble de l’équipe ;
• prise en compte de l’interopérabilité des systèmes avec l’outil GED : en effet, les gains de productivité seront d’autant plus intéressants si l’outil GED est directement connecté aux outils de production du cabinet (logiciel d’expertise comptable, système de paie, serveur de données interne…) et aux outils de gestion du client (CRM et autres outils de gestion de la relation client, plateformes de marché, collecte des factures fournisseurs…) ;
• validation de l’ergonomie de l’outil GED choisi et de la qualité des prestations de l’éditeur : l’expert-comptable s’assure que l’outil choisi bénéficie d’une installation simple et accompagnée en amont, d’une prise en main intuitive pour une utilisation au quotidien et d’une hotline adaptée et réactive en cas de besoin.
La formation des équipes bénéficiant du projet est un des piliers fondamentaux de l’acceptation du changement, au même titre qu’une communication adaptée et un accompagnement personnalisé des bénéficiaires internes et externes. Une formation sur le processus GED remplit des objectifs professionnels clairs, tels que :
• comprendre les avantages et les enjeux de la mise en place du processus GED au sein du cabinet et à destination des clients ;
• savoir identifier les documents à intégrer dans l’outil GED, en provenance du cabinet d’expertise comptable et en externe du client ;
• connaître les fonctionnalités disponibles sur l’outil de GED et les capacités d’enrichissement des documents.
La qualité de la formation est renforcée par la réalisation d’un mode opératoire personnalisé et adapté aux spécificités techniques du cabinet et de ses clients.
DÉPLOIEMENT DU PROCESSUS SUR UN PREMIER PILOTE
Une fois la planification réussie et la formation des équipes réalisée, l’expert-comptable chef de projet déploie dans un premier temps l’outil GED en interne au cabinet.
Cette première phase du déploiement a notamment les objectifs suivants :
• valider définitivement le logiciel GED choisi et ses éventuelles options complémentaires ;
• valider l’arborescence des documents personnalisée et utile au fonctionnement spécifique du cabinet d’expertise comptable ;
• valider la correcte réalisation des actions concrètes qui seront réalisées au quotidien par les équipes internes et externes ;
• mettre à jour les fonctionnalités et les options disponibles dans l’outil GED en fonction des points identifiés pendant cette phase.
L’expert-comptable peut proposer la mise en place d’un cahier de recettes informatique, pour formaliser et structurer les différents tests réalisés au cours de cette phase.
Il identifie également les collaborateurs les plus enthousiastes au déploiement du processus GED. Ces éléments sont recherchés pour favoriser l’adhésion des équipes internes et peuvent être désignés comme référents de l’outil GED. Selon leur niveau d’adhésion, ils peuvent également être sollicités pour former les entreprises clientes.
La deuxième phase de déploiement consiste à implémenter le processus GED auprès d’une sélection de clients. L’expert-comptable identifie un panel de clients représentatifs de l’utilisation de l’outil :
• tailles de clients représentatives du cabinet ;
• secteurs d’activités fréquemment rencontrés dans la structure d’exercice ;
• variétés de sources d’information et de données intéressantes ;
• adhésion générale du client au changement.
Cette deuxième phase répond notamment aux objectifs suivants :
• vérifier le bon alignement entre les attentes du cabinet et des entreprises clientes en matière de processus GED ;
• s’assurer que l’utilisation de l’outil est relativement intuitive pour le client, et que le mode opératoire est suffisamment détaillé pour lui ;
• mettre à jour les fonctionnalités et les options disponibles dans l’outil GED en fonction des points identifiés pendant cette deuxième phase.
Au cours de cette deuxième phase, l’expert-comptable prend conscience de l’importance des retours d’expérience de chaque testeur, et fait en sorte de prendre en considération les remontées d’information.
DÉPLOIEMENT EN MASSE ET ÉVOLUTIONS INCRÉMENTALES
La troisième phase du déploiement consiste à déployer en masse l’outil GED à l’ensemble des entreprises clientes.
Au cours de cette phase, l’expert-comptable chef de projet garde une place importante dans le bon fonctionnement du processus GED :
• il s’assure du bon déroulement du planning de déploiement ;
• il vérifie la prise en compte des retours d’expérience des nouveaux utilisateurs ;
• il propose régulièrement des mises à jour de l’outil en fonction des retours clients et des évolutions proposées par le prestataire.
En tant que garant de l’information financière de ses clients, l’expert-comptable développe une méthodologie stratégique grâce à la mise en application du processus GED : il se positionne en amont du processus de tenue comptable classique et apporte à ses clients une solution optimisée de gestion de leurs documents, vers une stratégie gagnant-gagnant pour les deux parties.
Paru dans la Revue Française de Comptabilité n°553 du mois de Mai 2021.