Le siège social d'une entreprise correspond à l'adresse de sa direction effective. Il peut être différent du lieu d'exploitation ou de production. Il est fixé dans les statuts au moment de sa création et peut être déplacé au cours de la vie de la société. Tout changement d'adresse (déménagement, départ à l'étranger) considéré comme un transfert de siège social doit être déclaré au centre de formalités des entreprises (CFE).
Première étape: Réaliser une modification statutaire
Le déménagement du siège social constitue une modification statutaire de l'entreprise, car il conduit à modifier l'adresse du siège figurant aux statuts. Cette modification statutaire doit résulter d'une décision préalable prise par les organes de la société détenant le pouvoir.
Dans une SARL , le transfert de siège revient à l'assemblée générale extraordinaire des associés. Cependant, si le transfert est réalisé dans le même département ou dans un département limitrophe, le gérant peut seul en décider sous réserve de faire ratifier sa décision par l'assemblée générale extraordinaire des associés.
Dans la société anonyme (SA), le conseil d'administration ou le conseil de surveillance peuvent décider du transfert de siège dans le même département ou dans un département limitrophe, sous réserve de sa ratification par l'assemblée générale ordinaire. Le transfert de siège en un autre lieu relève de l'assemblée générale extraordinaire.
Au sein de la société par actions simplifiée (SAS), la loi n'impose aucune décision collective. Ce sont les statuts, établis à la création de la société, qui déterminent l'organe compétent, lequel peut être, par exemple, la présidence ou tout autre organe créé par les statuts.
Dans tous les cas, il est important de rédiger un procès-verbal de l'assemblée réunie, qu'il faudra faire signer par tous les associés afin de valider formellement la demande de transfert de siège social.
Deuxième étape: Effectuer les formalités de publication du transfert de siège social
La société dispose d'un mois à compter de l'acte modificatif (par exemple, le procès-verbal de l'assemblée générale qui a pris la décision) pour publier un avis de modification dans un journal d'annonces légales (JAL) indiquant le nouveau et l'ancien lieu du siège social :
- si le ressort du tribunal de commerce est inchangé, l'avis doit être inséré dans un journal d'annonces légales du lieu du siège social ;
- si le ressort du tribunal est différent, deux avis doivent être publiés:
- le premier dans le journal d'annonces légales du lieu de départ.
- le second dans le journal du lieu d'arrivée du siège social.
Les mentions obligatoires dans l'avis de transfert de siège d'une société dans le ressort d'un autre tribunal, varient selon que la société est commerciale ou non.
Si le transfert de siège concerne une société titulaire d'un agrément ou d'une autorisation délivrée par une autorité de contrôle pour l'exercice de son activité réglementée, le diplôme, l'agrément ou l'autorisation d'exercice doivent être joints au dossier. Le cas échéant, cette autorisation doit être modifiée auprès de la nouvelle autorité compétente territorialement.
Une attestion de parution sera remise afin de pouvoir finaliser les formalités au greffe.
Troisième étape: Déclarer les modifications statutaires
La modification statutaire doit ensuite être déclarée auprès du CFE, ou du greffe du tribunal de commerce dont dépend territorialement le nouveau siège social. Pour être enregistré, l'acte modificatif (comportant la décision de transfert de siège) doit être accompagné :
- Dans tous les cas, par
- le procès-verbal de l'assemblée décisionnaire constatant le transfert de siège social certifié conforme par le représentant légal
- un exemplaire des statuts mis à jour, daté et certifié conforme à l'original par le représentant légal (par commodité, il est possible de rayer la partie correspondant à l'article relatif au transfert de siège social et d'intégrer l'article avec la nouvelle adresse)
- le formulaire M2 de déclaration du transfert de siège social, signé par le représentant légal
- l'autorisation de transfert de siège social à la nouvelle adresse, signée par le représentant légal
- un extrait Kbis de moins de 3 mois
- un chèque à adresser à l'ordre du greffe du tribunal de commerce pour un montant qui varie en fonction du greffe
- l'attestation de parution ou de l'avis paru dans un journal d'annonces légales
- un document justifiant la jouissance des nouveaux locaux (acte de propriété, contrat de bail ou de factures d'électricité, par exemple),
- éventuellement, il sera nécessaire d'obtenir un pouvoir en original du représentant légal s'il n'a pas signé lui-même les formulaires
- En cas de transfert dans un autre département, des démarches complémentaires sont nécessaires
- Il faut fournir un document original faisant état de la liste des sièges successifs depuis l'immatriculation de la société, signé par le représentant légal
- Une nouvelle demande d'immatriculation au sein du nouveau siège doit être effectuée auprès du greffe du tribunal de commerce de l'adresse d'arrivée. Il faut remplir le formulaire M3 en deux exemplaires avec indication des adresses des associés.
Pour plus d'informations, consultez le site officiel de l'administration française.
