Voici un outil capable de bousculer les habitudes et l’image des cabinets d’expertise comptable. Déjà adoptée par plus de 800.000 entreprises dans le monde, Slack est devenue une application mobile et de bureau incontournable pour les managers de l’ère 3.0. Les cabinets d’expertise comptable en pleine transition numérique ont aujourd'hui eux aussi l'occasion d’adopter cette innovation technologique.
Derrière cette onomatopée - qui en anglais signifie "détendu" - , Slack renferme une interface de communication intelligente destinée à décongestionner les flux de communication dans les entreprises. De manière simplifiée, l’application permet de gérer des discussions de groupe sur le principe de la collaboration. Les utilisateurs disposent ainsi d'un moyen de communication interne simple, pratique et ludique, qui se subsitue à la fastidieuse gestion des boucles d'emails avec plusieurs destinataires.
Comment fonctionne Slack ?
Le principe est simple : l'entreprise (appelée « team ») crée un compte et ajoute des utilisateurs sur invitation.
Au sein de chaque team, différents canaux de discussion (« channels ») existent : il s'agit de groupes de discussion où les collaborateurs communiquent à la manière d'un chat collectif. Les channels se différencient par leur amplitude d’audience : ils peuvent être destinés à la totalité des collaborateurs du cabinet ou au contraire à un nombre réduit de membres. A l’instar de Twitter ou Facebook, si vous mentionnez quelqu’un à l’aide du symbole « @ », l’utilisateur reçoit une notification sur son ordinateur ou son téléphone s'il a installé l’application.
Au-delà des channels, Slack offre l'utilisation d'une messagerie privée entre utilisateurs. Elle permet aux collaborateurs de discuter dans un espace d'échange informel sous forme de chat ou d'appel à la manière de Skype.
L’accès aux discussions est restreint aux seules personnes invitées. Les accès sont paramétrables et modifiables à tout instant par un administrateur unique, garantissant ainsi une gestion simplifiée de la centralisation des données.
Quid de la sécurité des données sur Slack ?
Bonne nouvelle : toutes les informations que vous déposez sur Slack restent votre seule propriété. A l'heure où certains géants du Web se retrouvent régulièrement pointés du doigt, Slack a joué la carte de la prudence en laissant les utilisateurs propriétaires exclusifs de leurs données.
Néanmoins, dans ses conditions d'utilisation, Slack indique qu'il conserve un droit d'accès et la possibilité de supprimer les données si ces dernières ne respectent pas la charte d'utilisation. En outre, en utilisant Slack vous acceptez qu'Amazon, gérant des serveurs en cloud utilisés par Slack, ait également la possibilité d'accéder à vos données.
A l'instar de nombreux autres services sur Internet, il faut donc rester prudent dans l'utilisation et le stockage de ses données dans des serveurs cloud. Essayez au maximum de conserver des sauvegardes en local de vos données sensibles.
Quels sont les avantages de Slack pour un cabinet ?
- Fluidifier la gestion de la communication
La promesse de l’application est de faire économiser une denrée rare pour les entreprises : le temps. Slack redéfinit le mode de transmission des données en interne en remplaçant les messageries électroniques traditionnelles par une interface plus souple et directe pour les collaborateurs. Il réduit ainsi considérablement le nombre d'emails envoyés en interne et ceci sans perte d'information : les messages ne sont plus dupliqués par réponse et par destinataire mais bien centralisés dans une seule channel accessible par chaque membre autorisé.
Les emails classiques peuvent de ce fait être réservés aux destinataires externes du cabinet, améliorant par la même occasion le suivi de la relation client.
- Centraliser les données
En rendant plus accessible la communication par écrit, Slack incite les collaborateurs à se transmettre les informations au travers d’un message plutôt qu’à l’oral. Ainsi, grâce à son moteur de recherche efficace, Slack permet de retrouver aisément les informations transmises au sein de l’entreprise. Les formations des nouveaux collaborateurs en sont facilitées car les dossiers bénéficient de l'historique des échanges conservés sur l’application.
- Intégrer les outils déjà existants
L’application est compatible avec un certain nombre d’outils utilisés par les cabinets de petite et moyenne taille, comme par exemple Google Drive ou Dropbox. La possibilité de les intégrer dans Slack ouvre la voie à une centralisation des données qui autrement pourrait apparaître fastidieuse pour une PME. En outre, la multitude de types de fichiers gérés et transmissibles par Slack (PDF, Word, Excel, jpg...) permet des envois de fichiers facilités.
A quoi va me servir l'intégration ?
Vous souhaitez partager un document Excel ? Vous avez un dossier à gérer en commun sur Google Drive ? Slack vous permet de le faire !
Grâce à son module API, Slack se rend compatible avec un nombre toujours croissant de d'outils. Vous avez donc la possibilité de gérer vos fichiers venant de plusieurs modules depuis l'interface Slack.
Par exemple, vous pouvez intégrer un PDF reçu via Slack dans un dossier présent sur Google Drive directement depuis la conversation, sans avoir à re-télécharger le fichier ni ouvrir votre navigateur web.
- Faire de la communication interne un échange plus agréable
Slack offrant tous les attributs d'une messagerie instantanée (avatars, smileys, hashtag, mention, etc.), les échanges s'en trouvent moins formels, voire ludiques. En s'affranchissant du formalisme des emails, les discussions favorisent une légèreté appréciable pour des collaborateurs qui sont déjà en proie au protocole des procédures administratives ou des relations client. Et puis, Mintzberg ne prônait-il pas la communication informelle afin de stimuler le dynamisme et la cohésion des équipes ?
Comment adapter Slack à la vie d’un cabinet ?
Il apparaît évident que Slack n'a pas l'allure de l'outil traditionnel des cabinets d'expertise comptable. Néanmoins, la profession s'approprie de plus en plus les bienfaits des nouvelles technologies et des habitudes de travail de la génération Z, alors pourquoi ne pas tenter l'aventure Slack ?
Voici quelques conseils pour les cabinets souhaitant passer le pas et adopter Slack :
- Adapter la création des channels à son organisation interne
La base du fonctionnement efficace de Slack réside en la bonne répartition des channels et de leurs participants. Il faut choisir une organisation qui soit cohérente avec le mode de travail du cabinet. Par exemple, certains cabinets auront intérêt à créer des channels spécifiques pour chaque dossier ou portefeuille client. D'autres préfèreront scinder par pôle d'activité (expertise comptable, social, juridique, conseil... ).
A chaque cabinet de réfléchir et d'optimiser son utilisation de l'application en fonction de ses activités et particularités. La création de channels est illimitée en nombre mais attention à ce que ces derniers ne soient pas surabondants pour ne pas diluer et perdre les informations !
Un bon moyen de savoir si vous avez trop de channels est tout simplement d'observer si vous vous perdez dans vos conversations ! Si c'est le cas, réduisez leur nombre afin de mieux concentrer l'information.
- Créer des discussions par groupes de travail
Même si l'invitation de nouveaux collaborateurs se fait uniquement par un administrateur, les utilisateurs ne disposant pas de ces droits ont tout de même la possibilité de créer spontanément des channels publics ou privés, espaces de discussion où peuvent être invités des collaborateurs déjà membres de la team.
Les channels facilitent les échanges ad hoc, utiles par exemple lors d'un travail de groupe sur un projet court, et laisse une autonomie importante pour tous les collaborateurs dans leur utilisation de Slack et leur organisation du travail. Attention cependant à ne pas perdre le caractère collaboratif de l'application en créant trop de groupes !
- Ne pas négliger les channels généraux qui ne parlent pas forcément de travail !
Le bonne marche d'un cabinet passe par la cohésion et l'esprit d'équipe que viennent insuffler les associés et les managers. Quoi de mieux qu'un outil efficace pour communiquer avec tous ses collaborateurs comme vecteur de culture d'entreprise ? Organiser les pots de départ, informer de l'arrivée de la nouvelle machine à café, planifier le repas de Noël, etc. : tous les événements de la vie du cabinet deviennent facilement gérables grâce à Slack et participeront à un meilleur esprit de corps.
En quoi Slack peut-il participer à ma politique RH ?
A l'heure où les jeunes travailleurs sont à la recherche d'autonomie et fuient de plus en plus l'autoritarisme dans leurs futures entreprises, séduire les génération X et Z devient une condition sine qua none afin d'attirer les jeunes talents et se développer !
Utiliser Slack, c'est aussi montrer que l'on a saisi les enjeux de notre société résolument en marche vers le collaboratif et le tout-connecté. Un outil de séduction pour recruter, en somme.
En résumé, l'utilisation de Slack confirme la tendance des cabinets à se rapprocher d'un fonctionnement en start-up. (lire ici l'interview de Cyril Degrilart à ce sujet)
Slack oui...mais à quel prix ?
L'application Slack possède une version gratuite qui est déjà très complète. Elle comprend cependant des limitations en matière de stockage de fichiers (5 Go), ainsi qu'au niveau des applications intégrables. Pour profiter de la version complète, il vous en coûtera une dizaine d'euros par mois selon les fonctionnalités désirées.
Néanmoins la version gratuite est amplement suffisante pour un cabinet de petite ou moyenne taille, ou pour un cabinet souhaitant se faire une idée des capacités de l'application.
Le début d'une révolution ?
En raison de son succès fulgurant, Slack est devenu la tête de gondole d'un nouveau type d'application qui devrait se démocratiser au fur et à mesure dans toutes entreprises. Il s'en en suivi logiquement l'apparition de concurrents tentant de surfer sur la vague. Le plus sérieux d'entre eux, Hipchat, a pu capter une part de marché relativement conséquente mais très inférieure à Slack qui reste le leader incontesté.
Dans tous les cas, il paraît inéluctable que la communication en entreprise et cabinet va être redéfinie dans les prochaines années. Il est encore prématuré de prédire comment la profession va s'adapter à ces évolutions, mais clairement, Slack nous en offre un bel aperçu.
