Les métiers de la formation professionnelle sont en évolution constante depuis quelques années, et plus récemment encore dans le cadre de la mise en place du compte personnel de formation. Si l’accès à ce marché est libre, certaines règles sont néanmoins obligatoires. Les spécificités concernent notamment le respect d’obligations comptables et fiscales spécifiques, la déclaration et le compte-rendu annuel d’activité, via un bilan pédagogique et financier.
L’objectif premier de ces spécificités est d’assurer la transparence dans le fonctionnement des organismes de formation et de garantir une bonne utilisation des fonds de la formation professionnelle continue. L’expert-comptable apparaît naturellement comme l’interlocuteur-conseil privilégié des entreprises en France. Comment l’expert-comptable doitil assister les organismes de formation dans leur gestion comptable et comment peut-il les aider à répondre qualitativement à leurs obligations ?
Les règles comptables spécifiques applicables aux organismes de formation
L’expert-comptable peut voir dans les organismes de formation une opportunité de mission intéressante du fait de l’application de règles spécifiques à l’activité :
• plan comptable adapté, au niveau du plan de compte et des tableaux d’annexes recommandés ;
• mise en place d’une comptabilité séparée entre l’activité de formation et l’activité de conseil.
Dans ce contexte, l’expert-comptable peut réaliser, outre la mission d’assurance liée aux comptes annuels, des prestations de conseil spécifiques aux organismes de formation.
Mission comptable : mise en place du plan comptable adapté aux organismes de formation
Règles de droit commun
Un prestataire de formation de droit privé doit établir des comptes annuels (art. L 6352-6, C. trav.) selon les règles de la comptabilité privée, en respectant les principes comptables ainsi que les articles du code de commerce exposés ci-après.
La comptabilité est régie en France par le respect de 10 principes comptables contenus dans le règlement ANC 2014-03 et ancrés dans la loi et le décret comptables :
• le principe de continuité d’exploitation ;
• le principe d’indépendance des exercices ;
• le principe des coûts historiques ;
• le principe de prudence ;
• le principe de permanence des méthodes ;
• le principe d’importance relative ;
• le principe de non-compensation ;
• le principe de bonne information ;
• le principe de prééminence de la réalité sur l’apparence ;
• le principe d’intangibilité du bilan d’ouverture.
Un organisme de formation tenant une comptabilité se doit de respecter ces différents principes comptables afin de présenter des comptes sincères, fidèles et réguliers. La tenue de la comptabilité peut également être de deux natures : comptabilité de trésorerie ou d’engagement.
La comptabilité d’un organisme de formation contribue à la gestion et à la maîtrise des risques comme pour toute autre activité.
Plan comptable adapté au secteur d’activité
En raison de spécificités liées à cette activité, le Plan comptable général a fait l’objet d’adaptations professionnelles qui ont donné lieu à un avis du CNC du 9 janvier 1995 homologué par arrêté du 2 août 1995 relatif aux adaptations professionnelles du plan comptable général aux dispensateurs de formation professionnelle qui ont un statut de droit privé.
Outre l’obligation classique d’établir un bilan, un compte de résultat et une annexe, le plan comptable adapté est marqué par quelques spécificités propres à l’activité des organismes de formation.
Lorsque le chiffre d’affaires annuel de l’entité est supérieur ou égal à 15 244 € hors taxe ou en cas d’exercice de plusieurs activités (quel que soit le montant du chiffre d’affaires, selon l’art. 2 de l’arrêté du 2 août 1995), il est impératif de respecter le plan comptable adapté aux organismes de formation. En effet, en cas d’exercice de plusieurs activités, il est indispensable de tenir une comptabilité distincte pour la formation professionnelle continue. Il est également nécessaire d’établir une comptabilité séparée pour les activités de bilans de compétences et de validation des acquis de l’expérience (VAE).
Dans le cadre de la mise en place de ce plan comptable adapté, l’expertcomptable fournit au client les éléments suivants :
• intitulés spécifiques de certains comptes au bilan et au compte de résultat ;
• lignes supplémentaires à intégrer dans le bilan ;
• lignes supplémentaires à intégrer dans le compte de résultat ;
• annexes complémentaires.
Précisons que la nomenclature mentionnée ci-dessous respecte les dispositions du plan comptable général ainsi que la réglementation spécifique des associations et fondations.
Concernant le bilan – état de l’actif et du passif
La liste des comptes proposée ci-dessous est la reprise de l’annexe à l’avis du 9 janvier 1995, lui-même adossé à l’avis du CNC du 17 juillet 1985 relatif au plan comptable des associations. Cet avis concerne « l’affectation programmée de ressources par les organes délibérants de l’association pour l’accomplissement d’objectifs statutairement justifiés ». De ce fait, il concerne les organismes de formation organisés sous la forme associative, même si l’application de ce plan comptable ne s’est pas révélée obligatoire.
Les tableaux 1 et 2 regroupent les racines de comptes à mettre en place par l’expert-comptable, en application des adaptations professionnelles du plan comptable général aux dispensateurs de formation professionnelle ayant un statut de droit privé, rendue obligatoire par l’arrêté du 2 août 1995.
Pour aller plus loin : l’expert-comptable est en mesure de calculer le besoin en fonds de roulement (BFR) d’un organisme de formation à partir de son bilan, comme pour une comptabilité “classique“. Ce BFR représente le “talon d’Achille“ de la profession. En effet, dans le cadre de la formation professionnelle continue 2, le paiement est effectué en fin de formation. Il est donc indispensable d’avoir une réserve de trésorerie pour faire surtout face aux paiements tardifs de l’Etat et des entreprises ensuite.
Concernant le compte de résultat – état des charges
Précisons que les principales charges d’un organisme de formation sont les suivantes : salaires du personnel de formation ou honoraires, outils pédagogiques, publicité, téléphone, internet, électricité, impôts et taxes, charges financières, achats de prestations de formation.
Concernant le compte de résultat – état des produits
Les lignes spécifiques du bilan et du compte de résultat et les intitulés de comptes
L’expert-comptable met également en place des lignes spécifiques au bilan et au compte de résultat, en corrélation avec l’activité de la profession.
Concernant le bilan – actif
La ligne “Autres“ de la rubrique “Créances“ est à subdiviser en :
• “Produits à recevoir sur conventions de formation (ressources publiques affectées)“ ;
•“Divers“.
Concernant le bilan – passif
La ligne “Dettes fournisseurs et comptes rattachés“ est à subdiviser en :
• “Dettes fournisseurs de formation“ ;
• “Autres dettes fournisseurs et comptes rattachés“.
La ligne “Dettes fiscales et sociales“ est à subdiviser en :
• “Charges à payer sur conventions de formation (ressources publiques affectées)“ ; • “Divers“.
Par ailleurs, il convient de créer une ligne “Fonds reçus sur convention de formation (ressources publiques affectées) et non encore utilisés“, au-dessus de la ligne créée “Charges à payer sur conventions de formation (ressources publiques affectées)“.
Concernant les charges du compte de résultat
Les lignes suivantes sont à créer au-dessus de la ligne “Autres achats et charges externes“ :
• “Achats de prestations de formation en co-traitance“ ;
• “Achats de prestations de formation en sous-traitance“.
Concernant les produits du compte de résultat
La ligne “Production vendue“ est à subdiviser en :
• Prestations de formation ;
• “Prestations de formation en co-traitance“ ;
• “Prestations de formation en soustraitance“ ;
• “Autres“ ;
• “Autre production vendue (biens et services)“.
Lorsque la perception de la taxe d’apprentissage n’a pas pour contrepartie le financement de la formation d’apprentis ou la couverture des dépenses de fonctionnement d’un centre de formation des apprentis, la ligne “Subvention d’exploitation“ est à subdiviser en :
• “Taxe d’apprentissage“ ;
• “Autres subventions d’exploitation“
Tableaux complémentaires relatifs à l’annexe des comptes annuels
L’avis du 9 janvier 1995 impose l’élaboration de documents complémentaires spécifiques venant compléter les documents de synthèse classique (bilan et compte de résultat).
Les sanctions applicables en cas de non-respect
Le non-respect de l’obligation d’établir un bilan, un compte de résultat et une annexe est puni d’une amende pénale de 4 500 € (art. L 6355-10, C. trav.) et d’une interdiction temporaire ou définitive d’exercer l’activité de dirigeant d’un organisme de formation (art. L 6355-23, C. trav.).
Prestation de conseil en gestion : mise en place d’une comptabilité distincte entre les activités de formation et les activités de conseil
Le suivi d’une comptabilité distincte est un sujet aux enjeux importants en raison des amendes payées par les organismes de formation pour non-respect des règles comptables qui leur sont spécifiquement applicables.
L’expert-comptable tient donc une place particulièrement importante dans le cadre de son devoir d’information et de conseil, et dans l’utilisation de ses connaissances techniques pour distinguer l’activité de formation de l’activité de conseil.
Les principes de la tenue d’une “comptabilité distincte“
Comme indiqué précédemment, une comptabilité distincte doit être tenue dans les organismes de formation (art. L 6352- 7, C. trav.), avec des numéros de comptes spécifiques et des lignes supplémentaires dans le bilan et le compte de résultat.
Les objectifs de la comptabilité distincte sont les suivants :
• répondre aux exigences de rattachement comptable des charges avec les produits de formation ;
• dégager un résultat propre pour le service, intégré au résultat et aux réserves de l’entité ;
• évaluer les prévisions budgétaires spécifiques faisant partie du compte financier unique de l’entité.
Une évolution progressive vers la comptabilité analytique
La mise en place d’une comptabilité analytique dans un organisme de formation permet de répondre aux besoins suivants :
• favoriser le calcul de coût de chaque fonction de l’entreprise ;
• calculer le coût des produits pour en expliquer le résultat ;
• effectuer des prévisions de charges et de produits ;
• analyser les écarts ;
• favoriser la prise de décision.
La gestion des recettes et des dépenses
Concernant les recettes
La gestion des recettes d’un organisme de formation s’articule autour de quatre axes :
• il s’agit des recettes qui répondent à la définition de la formation professionnelle continue ;
• l’existence d’une classification des produits selon leur origine (détail du compte 706) ;
• la gestion des recettes liées aux formations non suivies par le stagiaire (gestion de la résiliation du contrat de formation par le stagiaire ou l’organisme) ;
• la comptabilité séparée des recettes autres que celles de la formation professionnelle continue.
Concernant les dépenses
La gestion des dépenses d’un organisme de formation s’articule autour de quatre axes :
• les dépenses de formation doivent faire l’objet d’un classement prévu par le plan comptable adapté ;
• toutes les dépenses de formation professionnelle continue doivent être justifiées et contrôlées ;
• la comptabilisation des autres dépenses doivent faire l’objet d’une comptabilité séparée ;
• une analyse et une répartition fine des charges communes à travers l’usage de clés de répartition en comptabilité analytique, doit être établie : les organismes de contrôles vérifient systématiquement ce type de charge. Il est possible d’utiliser les clés de répartition suivantes, à conditions que les données utilisées soient justifiées : temps de travail/temps d’occupation des locaux ou surface des locaux.
Les sanctions applicables en cas de non-respect
Le non-respect de l’obligation de tenir une comptabilité distincte est puni d’une amende pénale de 4 500 € (art. L 6355-11, C. trav.) et d’une interdiction temporaire ou définitive de diriger un organisme de formation. Signalons que les organismes de formation de droit public sont également soumis à l’obligation de tenir un compte séparé pour leur activité de formation professionnelle continue (art. L 6352-10, C. trav.), sanctionnée par une peine de 4 500 € (art. L 6352-14, C. trav.).
Les autres spécificités applicables aux organismes de formation
Déclaration d’activité
Toute personne qui réalise une prestation de service dans le cadre de la formation professionnelle continue est dans l’obligation de déposer une déclaration d’activité, ou déclaration initiale d’activité, sanctionnée par une amende de 4 500 € (art. L 6355-1, C. trav.). Celle-ci doit être déposée dans les 3 mois qui suivent la conclusion d’une convention de formation ou d’un contrat de formation par le prestataire de la formation. Cette obligation déclarative peut être réalisée avec l’aide de l’expert-comptable à partir du formulaire Cerfa n° 10782*04 prévu à cet effet et qu’il est possible de remplir directement sur internet.
Les points suivants sont à connaître par le professionnel du chiffre, car ils ont une potentielle incidence fiscale sur l’entité :
Les causes d’annulation de la déclaration d’activité
Il existe trois grands motifs d’annulation de la déclaration d’activité :
• la non-conformité entre les prestations déclarées et les prestations effectivement réalisées ;
• le non-respect des dispositions relatives à la réalisation des actions de formation : Ces dispositions sont relatives aux obligations vis-à-vis des stagiaires, au programme et à l’attestation de fin de formation, aux mentions devant figurer sur les conventions de formation, à l’obligation d’établir un contrat de formation et aux mentions devant y figurer, à l’existence d’un délai de rétractation et aux modalités financières à respecter s’agissant du contrat de formation.
• le non-respect des dispositions relatives au fonctionnement des organismes de formation :
Cela concerne notamment : la publicité, la transmission du bilan pédagogique et financier, les titres et qualités des personnels d’enseignement et d’encadrement, les obligations comptables, le règlement intérieur, l’interdiction d’exercer une fonction de direction ou d’administration en cas de condamnation.
Les conséquences du retrait du numéro de la déclaration d’activité
Le numéro de déclaration d’activité qui ouvre droit à l’exonération en matière de TVA peut être retiré dans trois situations :
• si l’organisme de formation n’a plus d’activité ;
• s’il est déclaré caduc ;
• s’il ne renvoie pas pendant deux années successives le bilan pédagogique et financier qui lui est transmis.
Par conséquent, le retrait de ce numéro aura pour effet de faire perdre le bénéfice de l’exonération en matière de TVA, et ce, à compter de la notification de la décision de retrait par l’administration.
Fiscalité : Assujettissement à la TVA
Dès lors que l’organisme de formation dépasse le seuil de la franchise en base, il est assujetti de plein droit à la TVA à moins de demander à bénéficier d’une exonération. C’est le numéro de déclaration d’activité qui permet d’obtenir l’exonération de TVA.
• un formulaire n° 3511 doit être téléchargé sur internet ou retiré auprès du centre des impôts dont dépend l’organisme ou encore auprès du Service régional de contrôle de la DIRECCTE ;
• le formulaire une fois rempli doit être envoyé en recommandé avec accusé de réception au Service régional ;
• ce service vérifie que l’organisme respecte bien toutes ses obligations (déclaration d’activité à jour, dépôt dans les délais du bilan pédagogique et financier et exercice réel d’une activité de formation professionnelle continue) ;
• le service régional va ensuite statuer dans les trois mois de la réception de la demande et en informer l’administration fiscale en cas d’acceptation.
Le fait pour l’organisme de formation de remplir sa déclaration d’activité a également pour effet de permettre d’avoir accès à la liste des organismes de formation sur le portail officiel de la liste publique des organismes de formation.
Précisons que les personnes physiques ou morales dont les activités concernent exclusivement des contrats de sous-traitance ou de la collaboration ponctuelle avec un prestataire de formation n’ont pas à faire de déclaration d’activité.
Enfin, si l’organisme exerce plusieurs activités, il sera exonéré uniquement sur l’activité de formation professionnelle continue.
Publicité : obligations des organismes de formation
Ni la forme, ni le contenu n’est imposé en matière de publicité (site internet, brochure…). L’organisme de formation peut faire état de la déclaration d’activité pour appuyer sa publicité mais en respectant un certain formalisme, imposé par l’administration, au risque que la publicité soit non conforme (art. L 6352-13, C. trav.). Toute publicité non conforme est passible d’une amende de 4 500 € (art. L 6355-16, C. trav.).
Bilan pédagogique et financier
Le bilan pédagogique et financier est un document obligatoire, que l’activité de formation soit à titre principal ou accessoire. Il doit être établi quel que soit le statut juridique de l’organisme de formation.
Définition
Ce document est à remettre au titre de chaque année, et ce, avant le 30 avril à la DIRECCTE. Ce bilan retrace l’activité de l’année précédente. Il se compose d’un bilan pédagogique et d’un bilan financier.
Le fait de ne pas transmettre ce bilan ou de le transmettre avec l’indication d’une absence d’activité, a pour effet de rendre caduque la déclaration d’activité.
Le document comporte deux parties distinctes :
• partie financière : retraçant les flux comptables de l’exercice ;
• partie pédagogique : retraçant les flux de gestion de l’exercice.
L’expert-comptable détient dans la comptabilité, l’ensemble des éléments nécessaires au renseignement de la partie financière. Cette partie est en effet en corrélation directe avec le plan de compte adapté. Il peut donc assister l’organisme de formation :
• dans le renseignement de la partie financière ;
• dans la fiabilisation des informations renseignées dans la partie pédagogique ; • dans la mise en place de tableaux de bord adaptés et en lien avec les informations présentes dans le bilan pédagogique et financier.
Détail du contenu
Le contenu du bilan pédagogique et financier figure à l’article R 6352-22 du Code du travail. Ce document doit comprendre :
• les activités de formation conduites au cours de l’exercice comptable ;
• le nombre de stagiaires accueillis ;
• le nombre d’heures-stagiaires et d’heures de formation correspondant, en fonction de la nature, du niveau, des domaines et de la durée des formations dispensées au titre de la formation professionnelle continue ;
• le nombre de formateurs ;
• la répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises par le prestataire ;
• les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle continue ;
• les produits financiers tirés du placement des fonds reçus.
Les sanctions applicables en cas de non-respect
Si le bilan pédagogique et financier n’est pas déposé alors que l’entreprise effectue des actions de formation, l’entreprise risque une amende pénale de 4 500 € (art. L 6355-15, C. trav.). Le dirigeant risque quant à lui une interdiction de diriger un organisme de formation (art. L 6335-23, C. trav.).
Commissaire aux comptes : Obligation de nomination
Le commissaire aux comptes a pour mission de vérifier et de certifier le respect de la sincérité, de la régularité et de l’image fidèle des comptes de l’organisme de formation. Ses conditions de nomination dépendent du respect de certains critères.
Lorsque l’organisme de formation atteint deux des trois seuils suivants pendant au moins deux exercices successifs, il est nécessaire de nommer un commissaire aux comptes (art. R 6352-19, C. trav.) :
• 153 000 € de chiffre d’affaires ;
• 3 salariés en CDI ; • 230 000 € au total du bilan.
Si le prestataire exerce son activité sous la forme d’un GIE (groupement d’intérêt économique), le recours au commissaire aux comptes est obligatoire si le chiffre d’affaires hors taxe annuel est supérieur à 152 449 €. Tout défaut de désignation est puni d’une amende de 4 500 € (art. L 6355-12 et L 6355-13, C. trav.).
Conclusion
Au-delà des principes et méthodes comptables applicables à toutes les entreprises en France, des règles spécifiques sont applicables aux organismes de formation. Afin d’éviter à l’organisme de formation de se voir sanctionner pénalement par une amende ou par l’interdiction de gérer, l’expert-comptable s’avère être le partenaire conseil privilégié du dirigeant.
De plus, le dirigeant doit également s’interroger sur la nécessité des conditions de nomination d’un commissaire aux comptes, ce dernier garantissant que la comptabilité est sincère, régulière et présente une image fidèle du patrimoine et de la situation financière de l’entité.
Article publié dans la Revue Française de Comptabilité (Numéro 481, Novembre 2014, pages 43 à 48 ), co-écrit par Cyril Degrilart et Kada Meghraoui.
Article téléchargeable dans son intégralité ici.